Um dia na pele de

O administrativo da distribuidora

Você cuida do administrativo de uma distribuidora de materiais de construção com 40 funcionários. Nesta terça-feira, quatro problemas precisam da sua atenção, e você decide por onde começar.

Para resolver cada situação, você vai circular pela empresa. Ir da sua mesa até o depósito leva doze minutos; resolver algo na própria mesa não exige deslocamento. Esse tempo entra no relógio do seu dia.

Tudo cai na sua mesa; você escolhe o que vira urgente.

Profissões com um dia assim: Analista Contábil · Contador · Contador de Custos · Analista Fiscal · +14

Ler o dia inteiro (contém os desfechos)

O administrativo da distribuidora: o dia por escrito

Você cuida do administrativo de uma distribuidora de materiais de construção com 40 funcionários. Nesta terça-feira, quatro problemas precisam da sua atenção, e você decide por onde começar.

Sua mesa: A diferença de aproximadamente R$ 12 mil

Você abre o razão do mês. São 214 lançamentos. Em algum lugar dali há uma diferença de aproximadamente R$ 12 mil, e o contador precisa receber o fechamento ainda hoje.

Ninguém vai te agradecer se estiver certo. Vão perguntar por que demorou se estiver errado.

Ache o lançamento que entrou duas vezes. É essa. NF 4421 lançada duas vezes: R$ 11.980,00. Perto dos R$ 12 mil que não batiam. Cada tentativa errada custa 8 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 12h30: Você achou, e deu tempo. Era uma nota lançada duas vezes na segunda retrasada. O fechamento sai no prazo, o contador não liga, e ninguém comenta o assunto nunca mais.
Entre 12h30 e 15h: Você achou, mas o contador já tinha ligado. Ele ligou direto para o dono às 15h perguntando do fechamento. Ficou tudo certo. Só ficou a impressão de que você estava atrasado.
Depois das 15h: Você achou no fim do expediente. Deu para entregar no limite. O dono já tinha ouvido do contador que o administrativo estava devendo o fechamento.

Sala do dono: A Construtora Álamo

O histórico de entregas e o contrato estão na sala do dono, e ele faz questão de ouvir a ligação sentado ali do lado.

O comprador atende de primeira, o que já é mau sinal: ele estava esperando. Reclama de três entregas atrasadas e diz que pediu cotação ao concorrente.

Oferecer 5% de desconto agora. Ele aceita na hora. Nos três meses seguintes, todo pedido vem com “e o desconto?”. A margem daquela conta nunca mais voltou ao que era. E o dono ouviu você oferecer.
Prometer prazo, não preço. Ele fica no “vou ver”. Você passa o resto do dia sem saber se segurou o cliente. E descobre que vai ter que arrumar a logística, que não é o seu trabalho e virou.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 10h30: Você ligou antes das 10h30. Ele ainda não tinha mandado a cotação ao concorrente. Não resolveu o problema, mas deixou você dentro da conversa em vez de fora dela.
Entre 10h30 e 14h: Você ligou depois das 10h30. A cotação do concorrente já estava na mesa dele. Ainda dá para disputar, mas agora é você quem corre atrás do preço do outro.
Depois das 14h: Você ligou no fim da tarde. Ele não atendeu. Segunda de manhã você descobre que o pedido do mês foi dividido com o concorrente, “para testar”.

Depósito: A carta que o dono ainda não viu

Ricardo está conferindo uma carga no fundo do depósito. Quando te vê, tira do bolso um papel dobrado: é um pedido de demissão, datado de hoje.

Melhor vendedor da casa há quatro anos. E diz, antes de você perguntar, que não é dinheiro.

Perguntar o que é, então. É o filho do dono, que entrou em janeiro e passou a assinar as vendas dele. Ricardo não quer que você conte. Quer que você resolva. Agora o problema é seu, e não é solucionável por você.
Levar a carta ao dono agora. O dono lê, fica em silêncio e diz “deixa ele ir”. Você fez o certo pelo processo. Ricardo passou a semana sem falar com você e saiu na sexta.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você foi ao depósito antes das 11h. Ele ainda estava decidindo. Conversa de manhã com quem está saindo é conversa; de tarde é aviso.
Entre 11h e 15h: Você foi depois das 11h. Ele já tinha falado com dois colegas no depósito. Quando vocês sentaram, metade da empresa já sabia.
Depois das 15h: Quando você chegou lá, ele tinha ido embora. Ricardo entregou a carta direto ao dono às 15h20 e saiu às 16h. Na sexta levou junto a carteira de clientes, que era, na prática, o ativo da empresa.

Pátio de carga: O bloco que veio trocado

O conferente te chama no pátio com a nota na mão. A fábrica mandou 900 blocos de vedação no lugar dos 900 estruturais, e metade já está descarregada. É o pedido da Construtora Álamo, que sai amanhã cedo.

O motorista quer assinar e ir embora antes do almoço. Se o caminhão sair daqui com a carga, a troca leva uma semana.

Ficar com a carga e assinar com ressalva. O motorista vai embora aliviado. A reclamação à fábrica fica registrada na nota. Alguém vai ter que explicar à obra por que o bloco que chegou não é o que foi pedido. Esse alguém é você.
Recusar e mandar o caminhão de volta. O motorista reclama, liga para a fábrica e passa uma hora recarregando o que já tinha descido. A carga certa chega na semana que vem. Até lá, o espaço no pátio fica vazio, e o pedido da Álamo, parado.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você foi ao pátio antes das 11h. O caminhão ainda estava com a porta aberta. Deu para decidir olhando a carga, e não pelo telefone depois.
Entre 11h e 13h: Você foi ao pátio depois das 11h. O conferente já tinha descarregado quase tudo para liberar a doca. Qualquer decisão ali ia custar a alguém carregar tudo de novo.
Depois das 13h: Você foi ao pátio depois das 13h. O motorista esperou a manhã inteira e saiu irritado assim que você decidiu. A fábrica lançou meio dia de caminhão parado na conta da distribuidora. Quem assina essa conta é o dono.

Copa: Café, e o que se fala nele

Duas pessoas do depósito estão encostadas na pia e não param de falar quando você entra, o que já diz alguma coisa.

“…desde que o moleque entrou, ele não assina mais venda nenhuma. Qualquer hora o Ricardo pede as contas.”

Você não perguntou nada. Saiu sabendo mais do que sabia, e quinze minutos mais velho.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

…o contador ligou de novo. Perguntou do fechamento, não de você.
…ele tá no depósito desde cedo. Não falou com ninguém a manhã inteira.
…dizem que a Álamo pediu preço pro concorrente. Alguém ali vacilou.
…o motorista da fábrica tá no pátio desde as nove. Diz que não sai sem alguém assinar.

O que vem depois das escolhas

Se você escolheu “Prometer prazo, não preço” e “Recusar e mandar o caminhão de volta”: Você prometeu prazo à Álamo e mandou de volta o bloco que era dela. Na quarta, a entrega que você prometeu não saiu. Quem ligou para avisar foi você de novo.
Se você escolheu “Prometer prazo, não preço” e “Ficar com a carga e assinar com ressalva”: Você prometeu prazo à Álamo e ficou com o bloco trocado. A entrega saiu na quarta, no dia combinado, com o material errado. O comprador aceitou. E anotou.
Se você escolheu “Oferecer 5% de desconto agora” e “Recusar e mandar o caminhão de volta”: Você deu 5% de desconto à Álamo e depois recusou a carga que ia para ela. O pedido atrasou mesmo assim. Agora ela tem o desconto e o atraso.
Se você escolheu “Levar a carta ao dono agora” e “Prometer prazo, não preço”: A Álamo era cliente do Ricardo. Quando ele saiu na sexta, o prazo que você prometeu ficou sem ninguém do comercial para cumprir. Só você.

Como o dia termina

Você foi para o número primeiro.

Das quatro coisas do dia, três exigiam sair da cadeira. Você começou pela que estava na sua mesa e tinha resposta certa. Passou 2h16 nela, sozinho, conferindo lançamento.

Isso não é bom nem ruim. É informação: você prefere o problema que fecha. Das quatro portas de administração, duas vivem de problemas que não fecham nunca.

Você foi para o risco primeiro.

Você escolheu a coisa que podia sumir se ficasse esperando, e entrou numa conversa em que o outro lado tinha a vantagem, com o dono ouvindo. Você não sabia o que ia ouvir quando discou.

Quem faz isso naturalmente costuma aguentar o que mais cansa no comercial: o mês que recomeça do zero, sempre, mesmo depois de um mês bom.

Você foi para a pessoa primeiro.

Havia dinheiro na mesa e um cliente ameaçando sair, e você atravessou a empresa inteira para falar com alguém que estava desistindo. Levou 1h40, mais a caminhada, e não produziu nada que apareça em planilha nenhuma.

É a escolha mais cara das quatro no curto prazo e a que mais segura empresa pequena no longo. Também é a que ninguém agradece.

Você foi para a carga primeiro.

Havia um número para fechar, um cliente ameaçando sair e uma pessoa pedindo demissão, e você começou pelo caminhão. Passou 40 min resolvendo uma coisa que, se desse certo, ninguém ia notar.

Operação é assim: quando está bem feita, é invisível. Quem vai para ela primeiro costuma aguentar um trabalho que só aparece quando falha.

As quatro portas de “administração”

Administração não é uma profissão, são quatro, e elas se separam pelo tipo de problema, não pelo assunto.

Financeiro / Controladoria. O problema tem resposta certa. Solitário, exato, cíclico. E o erro é seu e rastreável.
Comercial. O problema não tem resposta certa e o mês recomeça do zero. Ganha quem aguenta recomeçar.
Operações / Logística. Tem resposta certa, mas ninguém percebe quando você acerta. Só aparece quando falha.
Gente / RH. Não tem resposta certa e você carrega o resultado. Você é o mensageiro da má notícia.