Um dia na pele de

A terça da Secretaria de Administração

Você dirige a gestão da Secretaria de Administração de uma prefeitura de 90 mil habitantes. Cada real gasto passa por um processo, cada processo tem um prazo, e cada decisão sua pode virar pergunta do vereador, do Tribunal de Contas ou da rádio da cidade. Nesta terça-feira, quatro coisas pedem você ao mesmo tempo, e você decide a ordem.

O que precisa de você está espalhado pelo prédio: no setor de contratos, na sala do pregão, no balcão de atendimento. Andar até lá leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Fazer a prefeitura andar dentro de regras feitas para ela andar devagar.

Profissões com um dia assim: Administrador Público · Especialista em Controle Interno · Especialista em Licitações · Especialista em Governo Digital · +1

Ler o dia inteiro (contém os desfechos)

A terça da Secretaria de Administração: o dia por escrito

O que precisa de você está espalhado pelo prédio: no setor de contratos, na sala do pregão, no balcão de atendimento. Andar até lá leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Setor de contratos: Pago antes de feito

Hoje sai o lote de pagamentos do mês. Em obra pública, a regra é simples: a prefeitura paga o que o fiscal mediu, nunca o que a empreiteira diz que vai fazer. Se o pago passa do medido, a prefeitura adiantou dinheiro, e quem assinou responde ao Tribunal de Contas.

A conta é o valor do contrato vezes o quanto foi medido. A tesouraria fecha o lote às 11h.

Ache os contratos em que a prefeitura já pagou mais do que a obra mediu. São esses dois. A UBS Centro mediu R$ 135 mil e já recebeu R$ 210 mil. A iluminação do bairro Norte mediu R$ 120 mil e recebeu R$ 180 mil. A pavimentação, o maior pagamento da lista, está dentro. E as duas têm parcela no lote de hoje. Cada tentativa errada custa 6 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você achou antes das 11h. As duas parcelas saíram do lote antes de a tesouraria fechar. As empreiteiras reclamaram por telefone, e o fiscal das duas obras foi chamado para explicar a medição.
Entre 11h e 15h: Você achou depois das 11h. O lote já estava fechado. A tesouraria abriu de novo para tirar as duas parcelas, o lote atrasou um dia, e os outros quarenta fornecedores receberam na quarta.
Depois das 15h: Os contratos ficaram para depois das 15h. O lote foi ao banco às 15h com as parcelas das duas obras dentro. A prefeitura adiantou mais dinheiro a quem já estava adiantado, e agora é preciso cobrar de volta, por escrito.

Sala do pregão: O lance bom demais

O pregoeiro titular está de férias, e hoje você assina como substituto. O pregão é o do transporte escolar: 22 ônibus, 4 mil alunos. A prefeitura estimou R$ 3,4 milhões por ano.

O menor lance é de R$ 2,1 milhões, de uma empresa de fora. O segundo, da empresa que já faz a rota, é de R$ 2,9 milhões. A sessão está sendo gravada, e as três empresas olham para você.

Pedir a planilha de custos e aceitar se ela fechar. A empresa manda a planilha em duas horas: motorista a salário mínimo, ônibus de 2010, nenhum de reserva. A conta fecha, no papel. Você aceita. A segunda colocada anuncia recurso, e fiscalizar 22 ônibus todo dia passa a ser trabalho da secretaria.
Desclassificar por preço inexequível e chamar a segunda. Você registra em ata que o preço não cobre o custo de operar e chama a segunda colocada. A empresa de fora entra com recurso no mesmo dia, com cópia para o Ministério Público e para a rádio: "prefeitura recusa o menor preço".

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 9h30: Você foi ao pregão antes das 9h30. A sessão abriu na hora marcada. Qualquer decisão saiu com tempo de ser escrita na ata com calma, e não às pressas.
Entre 9h30 e 11h30: Você foi ao pregão depois das 9h30. As empresas esperaram uma hora com a câmera ligada. O representante da empresa de fora pediu que o atraso constasse em ata.
Depois das 11h30: O pregão ficou para depois das 11h30. Os licitantes passaram a manhã inteira na sala, e dois registraram o atraso em ata. O que quer que tenha sido decidido, a ata da sessão já começa com uma reclamação.

Balcão de atendimento: A fila que não devia existir

No mês passado, a prefeitura lançou o agendamento pelo celular para guia de IPTU, alvará e certidões. A senha de papel acabou. Hoje há 40 pessoas no balcão sem agendamento, a maioria acima dos 60 anos, e a atendente está mandando todo mundo voltar com hora marcada.

O agendamento foi a promessa de campanha do prefeito: acabar com a fila. A fila está na sua frente.

Abrir senha de papel hoje para quem veio. As 40 pessoas são atendidas até as 16h. No grupo da cidade, a notícia é que "voltou a senha". No dia seguinte chegam setenta, e o agendamento tem a pior semana desde que foi lançado.
Manter o agendamento e pôr dois servidores para agendar no celular de cada um. Dois servidores agendam, celular por celular. A maioria sai com hora marcada para quinta. Uma senhora sem celular sai sem nada, e o filho dela liga para a rádio.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 9h: Você foi ao balcão antes das 9h. A fila ainda tinha quinze pessoas. Deu para decidir antes de ela dobrar a esquina do prédio.
Entre 9h e 11h: Você foi ao balcão depois das 9h. A fila já tinha saído pela porta, e alguém filmava. Você decidiu com uma câmera de celular apontada para o balcão.
Depois das 11h: O balcão ficou para depois das 11h. A fila esperou a manhã inteira sem ninguém dizer o que valia. Metade foi embora. Quem ficou contou a história na praça.

Sua sala: O número que o prefeito quer

O assessor de comunicação do prefeito está na sua sala. Na sexta, o prefeito anuncia que vai ampliar o passe livre dos estudantes para os idosos, e quer abrir o vídeo com um número: "a frequência escolar subiu 12% com o passe livre".

Você tem os dados. Subiu 12% nas três escolas que também foram reformadas no mesmo ano. Nas outras dezenove, subiu 2%.

Entregar os 12% com a ressalva escrita. Você manda o número com um parágrafo explicando as três escolas reformadas. O assessor agradece. O vídeo é gravado com os 12% e sem o parágrafo, e o seu e-mail fica no processo.
Mandar só o que dá para afirmar: 2% nas escolas sem reforma. Você manda os 2% e explica por que os 12% não são do passe livre. O assessor diz que vai "ver com o prefeito" e, à tarde, pede o mesmo dado à Secretaria de Educação.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 10h: Você atendeu o assessor antes das 10h. O roteiro do vídeo ainda estava aberto. O que você mandou chegou antes de o texto ser fechado.
Entre 10h e 14h: Você atendeu o assessor depois das 10h. O assessor esperou na sua sala, com o roteiro já escrito e um espaço em branco onde ia o número.
Depois das 14h: O assessor ficou para depois das 14h. O vídeo do prefeito foi gravado às 14h sem esperar a secretaria. O que quer que você tenha mandado depois, chegou com o roteiro já gravado.

Copa: Café, e a gestão vista de dentro

Um servidor com trinta anos de casa está na pia, lavando a caneca.

“…isso de digital é moda de gestão. Daqui a dois anos troca o prefeito e volta tudo pro papel.”

Ele já viu quatro prefeitos e três sistemas novos. Você vai estar aqui depois deste prefeito também, ou não. Quinze minutos depois, você volta para a sua sala pensando no que sobrevive a uma eleição.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

…a tesouraria fecha o lote das obras às onze.
…as três empresas do transporte já estão na sala do pregão.
…a fila do balcão já tá na calçada. Tem gente filmando.
…o prefeito grava o vídeo do passe livre às duas.

O que vem depois das escolhas

Se você escolheu “Pedir a planilha de custos e aceitar se ela fechar” e “Mandar só o que dá para afirmar: 2% nas escolas sem reforma”: Você aceitou a planilha da empresa porque a conta fechava e recusou o número do assessor porque a conta não fechava. Na mesma terça, a régua foi a mesma para os dois.
Se você escolheu “Desclassificar por preço inexequível e chamar a segunda” e “Entregar os 12% com a ressalva escrita”: Você recusou o menor preço por desconfiar da conta e entregou ao prefeito um número que você mesmo ressalvou. O vereador da oposição vai perguntar pelas duas coisas na mesma sessão da Câmara.
Se você escolheu “Mandar só o que dá para afirmar: 2% nas escolas sem reforma” e “Manter o agendamento e pôr dois servidores para agendar no celular de cada um”: Você segurou o número do discurso e segurou a regra do agendamento. Na mesma terça, disse não ao gabinete do prefeito e à fila do balcão. Os dois lados tinham motivo.
Se você escolheu “Pedir a planilha de custos e aceitar se ela fechar” e “Abrir senha de papel hoje para quem veio”: Você aceitou o ônibus mais barato e reabriu a senha de papel. As duas decisões resolvem hoje, e as duas pedem gente amanhã: fiscal para os ônibus, atendente para a fila. A secretaria tem as mesmas onze pessoas.

Como o dia termina

Você foi para as medições primeiro.

Havia três empresas esperando na sala do pregão, uma fila na calçada e o assessor do prefeito na sua sala, e você foi ao setor de contratos conferir o que já tinha sido pago. Passou 1h25 multiplicando valor por medido.

Isso não é bom nem ruim. É informação: você começou pelo dinheiro que já tinha saído. Controle interno é isso: ninguém pede a conta, e é ela que o Tribunal de Contas vai pedir daqui a dois anos.

Você foi para o pregão primeiro.

Das quatro coisas, você escolheu a que tinha hora marcada, câmera ligada e R$ 800 mil por ano em jogo. Passou 50 min decidindo se um preço baixo era economia ou risco.

Licitação é isso: a lei manda escolher o menor preço e também manda desconfiar dele, e quem conduz a sessão assina as duas coisas.

Você foi para a fila primeiro.

Você começou pelo balcão, onde o serviço novo e as pessoas que ele devia atender não se encontraram. Passou 45 min entre a regra do agendamento e quem não tem celular.

Governo digital é isso: o sistema é a parte fácil. O difícil é a senhora de 70 anos na frente do balcão, que também é cidadã.

Você foi para o número primeiro.

Você começou pela sua sala, onde o assessor do prefeito esperava um dado para o vídeo de sexta. Passou 40 min separando o que o passe livre fez do que a reforma das escolas fez.

Políticas públicas é isso: o programa existe, o dado existe, e alguém precisa dizer o que um explica do outro antes de o número virar discurso.

As quatro portas da Gestão pública

Gestão pública não é uma profissão só, são várias, e elas se separam pelo tipo de problema, não pelo órgão.

Controle interno. Conferir, por dentro, se o dinheiro público saiu como a regra manda, antes de alguém de fora conferir.
Licitações e contratos. Comprar para o governo pelo menor preço sem comprar o que não vai ser entregue.
Governo digital. Levar o serviço público para o celular sem deixar para trás quem não tem um.
Políticas públicas. Dizer, com dado, se um programa funciona, inclusive quando a resposta não serve ao discurso.