A abertura de uma convenção

Sala de apoio da produção: Quem fica no aeroporto

Os representantes chegam por Guarulhos o dia inteiro, e quatro vans fazem a viagem até o hotel. A agência de viagens montou a lista: cada pessoa, o voo, a van em que vai.

Só que avião pousa e a pessoa ainda leva uns 40 minutos entre desembarcar, pegar a mala e achar a placa da Vitalis. A lista não contou esses 40 minutos. Quem não chega à van a tempo fica no desembarque, e a última van é a das 17h.

Ache quem não chega à van a tempo, contando os 40 minutos de desembarque. São esses quatro: Bruno, Diego, Hugo e Kátia. Todos pousam menos de 40 minutos antes da van sair. A Elisa e o João passam raspando, mas passam. A Kátia é a mais grave: a van dela é a última do dia, e sem ela não há abertura para quem veio de Belém. Cada tentativa errada custa 5 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 10h30: Você achou antes das 10h30. Deu tempo de remanejar todo mundo antes de a primeira van sair: Bruno e Diego vão na van seguinte, Hugo e Kátia ganham uma van extra às 17h30.
• Entre 10h30 e 14h: Você achou depois das 10h30. A van 1 já tinha saído sem o Bruno, que pegou um táxi de R$ 380 na conta do evento. Os outros três foram remanejados a tempo.
• Depois das 14h: A lista dos transfers ficou para depois das 14h. Quem pousou em cima da hora esperou no desembarque até alguém atender o telefone da produção. O que quer que tenha sido remanejado depois, houve táxi para quem já estava havia uma hora no aeroporto.

Salão de eventos: A faixa preta no meio da tela

O painel de LED de seis metros, o que estava no contrato com a Vitalis, acendeu hoje cedo com quatro módulos apagados: uma faixa preta atravessa a tela de ponta a ponta. O vídeo de abertura foi editado para esse painel.

O fornecedor diz que traz módulos novos de São Paulo e monta até as 18h30, se a estrada ajudar. O hotel tem um projetor e uma tela de três metros que a equipe monta em uma hora, sem risco nenhum.

• Esperar os módulos do fornecedor. Os módulos chegam e a equipe técnica monta correndo. O painel acende inteiro, e o vídeo de abertura roda como foi pensado. O ensaio técnico, que seria às 16h, acontece quase na hora da abertura, sem tempo de repetir nada.
• Montar o projetor do hotel. A tela de três metros fica pequena num salão para 280: do fundo, os gráficos do diretor viram borrões. A diretora de marketing da Vitalis pergunta, na frente da equipe, onde está o painel do contrato. O fornecedor dá 40% de desconto no LED que não acendeu.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 10h: Você foi ao salão antes das 10h. O fornecedor ainda estava em São Paulo, e o projetor do hotel ainda estava livre para a tarde. As duas saídas estavam abertas de verdade.
• Entre 10h e 12h: Você foi ao salão depois das 10h. O fornecedor já pegava a estrada cheia, e o projetor do hotel tinha sido prometido a um treinamento no outro salão até as 15h. As duas saídas ficaram mais estreitas.
• Depois das 12h: O salão ficou para depois do meio-dia. O painel passou a manhã com a faixa preta, e a equipe técnica esperou ordem. O que quer que tenha sido decidido depois, foi montado com pressa, e o ensaio da abertura encolheu.

Lobby: Cinco minutos que não estavam no roteiro

O chefe de gabinete do prefeito está no lobby. O convention bureau da cidade, que ajudou a trazer a convenção para Atibaia, avisou o prefeito, e ele quer abrir o evento com uma fala de cinco minutos e um lugar na mesa de honra.

O roteiro da abertura foi aprovado pela Vitalis há duas semanas: três falas, mesa de quatro lugares, a presidente do laboratório fechando. Pela regra de precedência, autoridade pública presente abre a cerimônia.

• Incluir o prefeito, pela precedência. A mesa vira de cinco lugares e a abertura ganha dez minutos, entre fala, anúncio e foto. A presidente da Vitalis aceita, seca, por mensagem. O convention bureau agradece e já fala em trazer a próxima edição para a cidade.
• Manter o roteiro e oferecer a primeira fila. O chefe de gabinete leva a proposta e volta com um "tudo bem". O prefeito vem, senta na primeira fila, é citado pelo mestre de cerimônias e sai antes do jantar. A presidente da Vitalis nem fica sabendo que houve o pedido.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 11h: Você foi ao lobby antes das 11h. O chefe de gabinete tinha acabado de chegar. Deu para ligar para a presidente da Vitalis antes de ela embarcar, e decidir com a cliente na linha.
• Entre 11h e 15h: Você foi ao lobby depois das 11h. Ele já esperava havia duas horas no sofá, e o convention bureau tinha ligado três vezes para a produção. A conversa começou com um pedido de desculpas.
• Depois das 15h: O lobby ficou para depois das 15h. O chefe de gabinete foi embora sem resposta e ligou do carro. O que quer que tenha sido combinado depois, o prefeito ficou sabendo que esperaram ele cansar.

Sala do cliente: Vinte premiados, catorze quartos

Na festa de sexta, a Vitalis anuncia o prêmio dos 20 melhores representantes do ano: cinco dias em Bariloche, em agosto. Foi a meta divulgada em janeiro, e o vídeo do anúncio já está pronto.

A agência de incentivo liga: o hotel de Bariloche só confirmou 14 quartos nas datas. Os outros seis ficariam num hotel "similar", a três quilômetros. A diretora comercial, na sala do cliente, quer o anúncio do jeito que está.

• Anunciar Bariloche como está e resolver os quartos depois. O vídeo fica como está, e a agência segue tentando os seis quartos. Na sexta, a plateia vai gritar com o anúncio. Em agosto, se nada mudar, seis dos vinte dormem em outro hotel, longe do café da manhã e do ônibus do grupo.
• Trocar o destino para um que caiba os vinte juntos. A agência acha vinte quartos juntos em Gramado, nas mesmas datas. O vídeo precisa ser reeditado até sexta, por R$ 4 mil. A diretora comercial aprova sem sorrir: Bariloche estava no cartaz da meta desde janeiro.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 12h: Você foi à sala do cliente antes do meio-dia. A agência ainda segurava as opções do dia, e o editor do vídeo tinha a tarde livre. Dava para escolher sem correr.
• Entre 12h e 16h: Você foi à sala do cliente depois do meio-dia. A agência avisou que as reservas provisórias caíam às 18h. Você decidiu com a diretora comercial olhando o relógio e o editor esperando resposta.
• Depois das 16h: A sala do cliente ficou para depois das 16h. A agência ligou duas vezes e acabou falando direto com a diretora comercial. O que quer que tenha sido decidido depois, ela soube do problema dos quartos pela agência, não pela produção.

Refeitório da equipe: Café, e a convenção vista do hotel

Dois garçons do hotel almoçam cedo no refeitório.

“…convenção de laboratório é sempre igual: palestra de manhã, open bar à noite e gente perdida no corredor procurando o banheiro.”

O evento que você planejou há seis meses é, para quem trabalha aqui, a semana de muito trabalho. E é com eles que os 280 vão falar primeiro. Quinze minutos depois, você volta para a sala de apoio pensando nas placas do corredor.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

• …a agência mandou a lista das vans ontem à noite. Ninguém conferiu ainda.
• …o telão do salão tá com uma faixa preta no meio. O pessoal da técnica tá parado esperando.
• …tem um moço do gabinete do prefeito no lobby desde cedo. Perguntou pela produção duas vezes.
• …a agência de viagem ligou de novo para a diretora comercial. Algo com Bariloche.

O que vem depois das escolhas

• Se você escolheu “Montar o projetor do hotel” e “Trocar o destino para um que caiba os vinte juntos”: Projetor no lugar do painel e Gramado no lugar de Bariloche: na mesma quarta, a Vitalis recebeu duas coisas diferentes do que tinha visto em janeiro. A diretora comercial anotou as duas no caderno.
• Se você escolheu “Incluir o prefeito, pela precedência” e “Esperar os módulos do fornecedor”: Mesa de honra com cinco lugares e ensaio técnico quase na hora da abertura: a ordem nova das falas foi ensaiada uma vez só, e o prefeito subiu ao palco pela escada do lado errado.
• Se você escolheu “Manter o roteiro e oferecer a primeira fila”: No mês seguinte, a cidade disputou outra convenção, de outro cliente seu. O convention bureau ajudou, mas mandou as propostas um dia depois do prometido.
• Se você escolheu “Anunciar Bariloche como está e resolver os quartos depois”: Em julho, a agência mandou os vouchers de Bariloche. Os seis do outro hotel chegaram por último, e o primeiro a reclamar escreveu para a produção, não para a Vitalis.

Como o dia termina

As quatro portas de Eventos

Fazer evento não é uma profissão só, são várias, e elas se separam pelo tipo de problema, não pelo tamanho da festa.

• Produção de eventos. Fazer acontecer o que foi vendido, com o fornecedor que chegou e o tempo que sobrou.
• Logística de eventos. Gente, mala, van e horário: a conta de bastidor que ninguém vê quando fecha.
• Cerimonial. Quem fala, em que ordem e sentado onde, para que ninguém se sinta fora do lugar.
• Turismo de incentivo e MICE. Viagens e encontros de empresa: prometer uma experiência e fazer caber nos quartos que existem.