A controladoria da distribuidora

Sua mesa: O maior número da página

O dono pediu o relatório de setembro: cada conta, quanto foi orçado e quanto foi gasto. Ele já avisou que vai cortar "onde estourou".

Na página, a folha de pagamento salta aos olhos: é o maior desvio em reais. Antes de entregar, vale fazer a conta que o olho não faz.

Ache a conta que passou do orçado em mais de 10%. É essa. Frete terceirizado: R$ 15.600 contra R$ 12.000 orçados, 30% acima. A folha é o maior número da página e passou do orçado só 4%. O frete é o caminhão alugado que está parado no pátio. Cada tentativa errada custa 6 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 11h: Você achou antes das 11h. O relatório chegou ao dono com o desvio certo marcado. A conversa da tarde foi sobre o caminhão alugado, não sobre a folha.
• Entre 11h e 15h: Você achou depois das 11h. O dono já tinha lido a versão sem análise e circulado a folha de caneta vermelha. Você passou a tarde explicando que o maior número não era o maior desvio.
• Depois das 15h: O relatório ficou para depois das 15h. O dono fechou o dia com a versão sem análise na mão. A folha, que estava perto do orçado, virou o assunto da semana na empresa inteira.

Sala do dono: A provisão que o dono quer adiar

O dono leva o balancete de setembro ao banco amanhã cedo, para renovar a conta garantida. Você traz uma notícia ruim: a Construtora Ribeira deve R$ 48 mil há 55 dias e parou de atender o telefone. A regra da casa manda provisionar a perda com 60 dias, e os 60 vencem na quinta.

"Lança em outubro", diz o dono. "Em setembro ela ainda não venceu."

• Lançar a provisão em setembro. Você lança os R$ 48 mil e explica por quê. O dono assina sem olhar para você. O balancete vai ao banco com o lucro de setembro virado em prejuízo, e o gerente do banco marca uma conversa para entender.
• Deixar para outubro, com uma nota explicando. O balancete vai ao banco com lucro e uma nota de rodapé que ninguém lê. A conta garantida é renovada. Na quinta, a Ribeira faz 60 dias, e os R$ 48 mil entram inteiros em outubro.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 11h: Você entrou antes das 11h. O contador ainda não tinha fechado o balancete. Deu para decidir antes de o número existir, não mudar um número que já existia.
• Entre 11h e 14h: Você entrou depois das 11h. O contador já tinha mandado uma prévia ao dono. Qualquer decisão agora mexia num papel que ele já tinha lido.
• Depois das 14h: O dono ficou para depois das 14h. O contador fechou o balancete às 14h com o que tinha. O que quer que tenha sido conversado depois, a primeira versão que o dono leu foi a dele.

Depósito: A perda que não tem conta

Seu Anselmo está com a planilha da contagem e uma pilha de telhas quebradas no canto: de cada 100 telhas que entram, 6 quebram no manuseio. Faz anos que é assim.

No sistema, o custo da telha é o da nota fiscal. A quebra não entra em lugar nenhum: some na despesa geral do depósito.

• Somar a quebra ao custo da telha. O custo da telha sobe. No relatório de margem, ela deixa de ser o produto que mais dá lucro e passa a empatar. O comercial pergunta quem mexeu no custo, porque a comissão dele é sobre a margem.
• Manter o custo da nota e abrir uma conta para a quebra. A quebra do depósito ganha uma conta só dela. A telha continua com a mesma margem no relatório, e o comercial segue oferecendo telha primeiro. A perda agora tem nome e um número todo mês, separado do produto que a causa.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 12h: Você foi ao depósito antes do meio-dia. A pilha de telhas quebradas ainda estava separada. Deu para contar uma por uma e levar o número, não a estimativa.
• Entre 12h e 15h: Você foi ao depósito depois do meio-dia. O pessoal já tinha jogado metade das telhas na caçamba. Você trabalhou com a conta que o Seu Anselmo fez de cabeça.
• Depois das 15h: O depósito ficou para depois das 15h. A caçamba levou a pilha no meio da tarde. O que quer que tenha sido decidido, a quebra de setembro ficou sendo a que o Seu Anselmo lembrava.

Pátio de carga: Mais um mês de caminhão

O gerente de logística está no pátio com o motorista da locadora. O caminhão alugado em setembro venceu hoje, e ele quer renovar por mais um mês: R$ 3.600, fora do orçamento. "Sem ele, as entregas do bairro atrasam."

O motorista precisa saber se volta com o caminhão para a locadora ou se fica.

• Renovar o caminhão por mais um mês. O gerente de logística agradece e volta para as rotas. Outubro começa com R$ 3.600 fora do orçado no frete, e o desvio que você vai explicar no mês que vem já tem quem aprovou: você.
• Devolver o caminhão e pedir rotas novas. O caminhão vai embora com o motorista. O gerente de logística refaz as rotas, e na quarta duas entregas do bairro saem com um dia de atraso. O frete de outubro volta para dentro do orçado.

O que acontece conforme a hora em que você chega

• Antes das 10h30: Você foi ao pátio antes das 10h30. O motorista da locadora ainda estava no café. Deu para conversar com o gerente de logística sem ninguém esperando a resposta na cabine.
• Entre 10h30 e 13h: Você foi ao pátio depois das 10h30. O motorista já tinha ligado duas vezes para a locadora. Você decidiu com ele em pé ao lado, a chave na mão.
• Depois das 13h: O pátio ficou para depois das 13h. A locadora cobrou a diária do caminhão parado esperando resposta. O que quer que tenha sido decidido depois, outubro já começou com uma linha a mais no frete.

Copa: Café, e o número visto de fora

Um vendedor está na pia, falando alto.

“…telha é o que mais dá lucro aqui. Se dependesse de mim, só vendia telha.”

Pelo sistema, ele tem razão. Pela pilha no canto do depósito, talvez não. Quinze minutos depois, você volta para a mesa sabendo que o número que você entrega vira argumento na boca de alguém.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

• …o dono vai ao banco amanhã cedo. Tá pedindo o balancete desde as oito.
• …dizem que o dono quer cortar gente. Viu a folha no relatório.
• …o motorista da locadora tá no pátio esperando alguém dizer se fica ou vai.
• …o Seu Anselmo separou as telhas quebradas. Disse que hoje alguém vai ter que olhar.

O que vem depois das escolhas

• Se você escolheu “Deixar para outubro, com uma nota explicando” e “Renovar o caminhão por mais um mês”: O balancete foi ao banco sem a provisão da Ribeira, e o caminhão alugado ficou mais um mês. Outubro começa com os R$ 48 mil e os R$ 3.600 no mesmo relatório, e quem apresenta é você.
• Se você escolheu “Lançar a provisão em setembro” e “Somar a quebra ao custo da telha”: Na mesma segunda, você pôs no número duas perdas que ninguém queria ver: a da Ribeira e a da telha. Setembro saiu o mês mais feio do ano, e nada dele ficou para depois.
• Se você escolheu “Manter o custo da nota e abrir uma conta para a quebra” e “Renovar o caminhão por mais um mês”: A telha seguiu com a margem de sempre, e o caminhão alugado entrou de novo como frete. As duas perdas estão em contas que não têm o nome de produto nenhum, e só você sabe ligar uma coisa à outra.
• Se você escolheu “Devolver o caminhão e pedir rotas novas” e “Lançar a provisão em setembro”: Você devolveu o caminhão e lançou a provisão que virou setembro em prejuízo. O gerente de logística e o dono saíram da segunda dizendo a mesma frase: a controladoria só traz conta.

Como o dia termina

As três portas de Controladoria

Controladoria não é uma profissão só, são três, e elas se separam pelo tipo de problema, não pelo assunto.

• Orçamento e desvios. Comparar o planejado com o que aconteceu e explicar a diferença antes que alguém pergunte.
• Custos. Descobrir quanto cada coisa custa de verdade, mesmo quando a resposta tira a margem de alguém.
• Fechamento e governança. Responder pelo número que sai da empresa, e segurar a pressão para ele sair bonito.