Um dia na pele de

As compras da distribuidora

Você compra para uma distribuidora de materiais de construção com 40 funcionários: 1.400 itens, 30 fornecedores. Nesta quarta-feira, quatro coisas pedem você ao mesmo tempo, e você decide a ordem.

O que você decidir na sua mesa, alguém vai sentir no depósito, no pátio ou na obra de um cliente. Andar entre eles leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Segurar o preço sem deixar o depósito vazio.

Profissões com um dia assim: Especialista em Procurement · Analista de Supply Chain · Analista de Gestão de Estoques

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As compras da distribuidora: o dia por escrito

O que você decidir na sua mesa, alguém vai sentir no depósito, no pátio ou na obra de um cliente. Andar entre eles leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Sua mesa: O que acaba antes de chegar

O sistema diz que o estoque está saudável: nenhum item zerado, nenhum alerta vermelho. Só que o sistema olha o saldo, não o prazo.

Se um item acabar antes de o próximo pedido chegar, a obra de alguém para, e a primeira pergunta vai ser por que a compra não viu.

Ache o item que acaba antes de o próximo pedido chegar. É esse. Cimento: o saldo acaba em três dias e o próximo pedido leva cinco. E o preço velho do representante vale até o meio-dia. Cada tentativa errada custa 6 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você achou antes das 11h. O pedido de reposição entra antes do corte do fornecedor e chega na segunda. O sábado fica apertado (o depósito segura o que sobrou para quem compra toda semana), mas a falta dura meio dia, não uma semana.
Entre 11h e 14h: Você achou depois das 11h. O pedido entra, mas o fornecedor já tinha fechado a rota da semana. O cimento chega na terça: sábado e segunda o depósito fica sem, e o vendedor passa dois dias explicando ao cliente.
Depois das 14h: A falta ficou para depois das 14h. Depois do corte do fornecedor, o pedido de reposição só entra na rota da semana que vem. O cimento chega na quarta; de sábado a terça o depósito fica sem, e o vendedor passa quatro dias explicando ao cliente que não tem.

Sala do dono: Os 12% do cimento

O representante da cimenteira está no viva-voz, na sala do dono. A partir de segunda, o saco sobe 12%. Até o meio-dia de hoje, ele segura o preço velho para quem fechar pedido.

O dono não diz nada. Está com a planilha de margem aberta e olha para você.

Comprar três meses agora, no preço velho. O dono aprova com a cabeça. Na semana seguinte chegam 2.400 sacos. O depósito vira corredor de cimento, e o dinheiro que ia pagar os outros fornecedores do mês está empilhado no pátio.
Aceitar o aumento e negociar o prazo de pagamento. O representante dá 60 dias para pagar em vez de 30. O dono fecha a planilha sem comentar. Você não perdeu dinheiro hoje. Só vai ganhar menos em cada saco dos próximos meses, e é você quem vai explicar isso.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 10h30: Você entrou antes das 10h30. Deu tempo de pedir ao representante a proposta por escrito e comparar com o que o sistema dizia. Decidir com o papel na mão é outro tipo de decisão.
Entre 10h30 e 12h: Você entrou depois das 10h30. O representante já tinha ligado duas vezes. Você decidiu com ele esperando na linha e o dono olhando o relógio.
Depois das 12h: O representante ficou para depois do meio-dia. Ele segurou o preço velho além do combinado, e fez questão de dizer isso ao dono. Qualquer que tenha sido o acordo, ou a falta dele, a próxima negociação com a cimenteira começa com a distribuidora devendo um favor.

Pátio de carga: O fornecedor novo

É a primeira entrega do fornecedor de blocos que você trouxe no mês passado: 9% mais barato que o de sempre. O conferente abre três paletes e mostra uns quarenta blocos trincados em cada um.

O motorista quer a assinatura para ir embora. Esse fornecedor foi ideia sua.

Aceitar com ressalva na nota. Você anota as trincas na nota e o motorista vai embora. O fornecedor promete repor os quebrados na próxima entrega. Parte dos blocos inteiros vai para a obra da Álamo na sexta, e ninguém confere bloco por bloco na obra.
Devolver tudo e chamar o fornecedor antigo. O caminhão volta carregado. O fornecedor antigo entrega na sexta, pelo preço de sempre, e o comercial pergunta, com razão, o que aconteceu com os 9% que você tinha prometido.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você foi ao pátio antes das 11h. Os paletes ainda estavam no caminhão. Deu para decidir antes de descarregar, sem ninguém ter de carregar nada de volta.
Entre 11h e 13h: Você foi ao pátio depois das 11h. O conferente já tinha descido metade para liberar a doca. Qualquer decisão agora custa uma hora de alguém.
Depois das 13h: O pátio ficou para depois das 13h. O motorista esperou a manhã inteira com o caminhão parado na doca. O fornecedor cobrou a espera e mandou a conta no nome de quem o trouxe.

Depósito: A argamassa que não chegou

Seu Anselmo, o encarregado do estoque, está com o pedido da Construtora Álamo na prancheta: sai amanhã às sete, e faltam 200 sacos de argamassa. O fornecedor atrasou de novo e só entrega na segunda.

A Álamo não é cliente sua. É do comercial. Mas a argamassa é compra, e compra é você.

Comprar no atacadista da esquina, a preço de balcão. Seu Anselmo manda o caminhãozinho buscar. Os 200 sacos saem 30% mais caros do que o fornecedor cobraria. O pedido da Álamo sai às sete, completo. E a venda que o comercial comemorou deu prejuízo.
Pedir ao comercial que renegocie a data. O vendedor liga para a Álamo e consegue segunda. Ele não gostou de ligar, e disse isso no corredor. A obra da Álamo perde dois dias com equipe parada, e na próxima cotação ela vai lembrar.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 12h: Você foi ao depósito antes do meio-dia. Ainda dava para escolher com calma: o atacadista tinha estoque e o vendedor ainda não tinha falado com a Álamo.
Entre 12h e 15h: Você foi ao depósito depois do meio-dia. A Álamo já tinha ligado perguntando. O vendedor estava na porta do depósito querendo saber o que dizer.
Depois das 15h: A argamassa ficou para o fim do dia. Seu Anselmo passou a tarde com a prancheta na mão, e o vendedor passou a tarde sem saber o que dizer à Álamo. O que quer que tenha sido decidido, foi decidido com a obra dela já esperando resposta.

Copa: Café, e o preço do outro lado

Um vendedor está na pia, reclamando com quem quiser ouvir.

“…o cliente diz que na loja do bairro o cimento está mais barato. Mais barato que o nosso custo. Como é que eu vendo assim?”

Você sabe quanto o saco custou. Ele não sabe. Quinze minutos depois, você volta para a mesa com a outra ponta do seu trabalho na cabeça.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

…o representante do cimento ligou de novo. Disse que depois do meio-dia não segura mais.
…o dono tá com a planilha de margem aberta desde cedo.
…o motorista do bloco novo tá no pátio desde as nove.
…a Álamo ligou perguntando da argamassa.

O que vem depois das escolhas

Se você escolheu “Comprar três meses agora, no preço velho” e “Comprar no atacadista da esquina, a preço de balcão”: Você comprou três meses de cimento no preço velho e ainda pagou argamassa a preço de balcão. No dia 30, o financeiro perguntou ao dono por que não havia dinheiro para os outros fornecedores. O dono perguntou a você.
Se você escolheu “Aceitar com ressalva na nota” e “Pedir ao comercial que renegocie a data”: A Álamo recebeu a argamassa dois dias depois e, na sexta, blocos com trinca. Na mesma semana, reclamou de você duas vezes, e em nenhuma delas você era o contato dela.
Se você escolheu “Devolver tudo e chamar o fornecedor antigo” e “Comprar três meses agora, no preço velho”: Você devolveu o fornecedor barato e travou o cimento no preço velho. Economizou no saco e perdeu os nove por cento no bloco. No fim do mês, a conta quase empatou, e você foi o único a saber por quê.
Se você escolheu “Aceitar o aumento e negociar o prazo de pagamento” e “Devolver tudo e chamar o fornecedor antigo”: Aumento aceito e fornecedor antigo de volta: foi a quarta mais cara do ano, e não faltou nada. Ninguém comentou: em compras, o que dá certo não vira assunto.

Como o dia termina

Você foi para o número primeiro.

Havia um representante esperando resposta, um motorista no pátio e uma obra sem argamassa, e você começou pelo relatório, que ninguém estava cobrando. Passou 1h50 conferindo saldo contra prazo.

Isso não é bom nem ruim. É informação: você foi atrás do problema que ainda não tinha aparecido. Em compras, esse problema só existe para quem faz a conta.

Você foi para o preço primeiro.

Das quatro coisas, você escolheu a que tinha hora para acabar e dinheiro na mesa, e decidiu com o dono ouvindo. Passou 45 min com o representante no viva-voz.

Negociar é apostar: todo acordo bom hoje cobra alguma coisa daqui a três meses, e quem negocia costuma aguentar não saber, na hora, se acertou.

Você foi para o fornecedor primeiro.

Você foi olhar de perto a aposta que era sua: o fornecedor novo, mais barato, com a primeira entrega trincada. Passou 40 min no pátio decidindo se a economia valia o risco.

Escolher fornecedor é isso: o preço aparece na planilha no mesmo dia; o problema, só semanas depois, na obra de alguém.

Você foi para a obra primeiro.

A Álamo nem é cliente sua, e mesmo assim você começou pelo pedido que sai amanhã. Passou 1h00 resolvendo um problema que nasceu num fornecedor, passa pelo depósito e termina no comercial.

Supply chain é trabalhar no meio: o problema nunca começa com você, e quase nunca termina.

As três portas de Compras

Compras não é uma profissão só, são três, e elas se separam pelo tipo de problema, não pelo assunto.

Gestão de estoques. O problema tem resposta certa, mas ninguém vê enquanto não falta.
Procurement. Preço contra risco, hoje contra a relação de longo prazo. Todo acordo é uma aposta.
Supply chain. O fluxo inteiro, de ponta a ponta, dependendo de gente que não é da sua equipe.