Um dia na pele de

O compliance da fábrica de biscoitos

Você é o compliance de uma fábrica de biscoitos com 800 funcionários: uma área de duas pessoas que responde direto ao conselho. Nesta quarta-feira, 14 de outubro, quatro coisas pedem você ao mesmo tempo, e você decide a ordem.

Quase nenhum risco aparece na sua sala: está na diretoria, na linha de produção, na sala de treinamento. Andar pela fábrica leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Dizer não a quem manda, com a regra na mão e sem plateia.

Profissões com um dia assim: Analista de Compliance · Compliance Officer · Oficial de Compliance · Gerente de Compliance · +3

Ler o dia inteiro (contém os desfechos)

O compliance da fábrica de biscoitos: o dia por escrito

Quase nenhum risco aparece na sua sala: está na diretoria, na linha de produção, na sala de treinamento. Andar pela fábrica leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Sua sala: O pagamento em pedaços

A regra da empresa é simples: pagamento acima de R$ 10 mil precisa da assinatura do diretor financeiro. Abaixo disso, o gerente da área aprova sozinho.

Quem quer escapar da assinatura paga o mesmo fornecedor várias vezes na mesma semana, cada vez abaixo do limite. Isso tem nome: fracionamento. A semana passada foi de 5 a 9 de outubro; esta, até agora, só tem a terça, dia 13.

Ache os pagamentos fracionados: mesmo fornecedor, mesma semana, cada um abaixo de R$ 10 mil e somando mais que isso. São esses. Despachante Rápido: R$ 9.800, R$ 9.700 e R$ 9.900 na mesma semana, R$ 29.400 no total, nenhum com a assinatura do diretor. Um despachante é quem trata de licença com órgão público. É exatamente o tipo de pagamento que a regra existe para ver. Cada tentativa errada custa 5 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você achou antes das 11h. Deu tempo de bloquear o quarto pagamento ao despachante, que estava agendado para hoje à tarde. A apuração começou com o dinheiro ainda na conta da empresa.
Entre 11h e 15h: Você achou depois das 11h. O quarto pagamento ao despachante, de R$ 9.600, já tinha saído às 11h. A apuração começou com R$ 39 mil pagos em oito dias, em vez de 29.
Depois das 15h: O relatório ficou para depois das 15h. O relatório ficou aberto na sua tela a tarde inteira. O que quer que tenha sido apurado depois, o quarto pagamento ao despachante já tinha saído, aprovado pelo mesmo gerente, como os outros.

Sala da diretoria: Cancún, por conta do fornecedor

O diretor de compras, Otávio, mostra o convite com naturalidade: o moinho que vende farinha para a fábrica vai levar os "melhores clientes" para uma convenção em Cancún, com acompanhante. O contrato de farinha, de R$ 14 milhões por ano, é renovado na semana que vem, e quem negocia é ele.

A política da empresa permite brinde de até R$ 300. "É convenção, é trabalho", ele diz.

Pedir que ele recuse o convite. Você explica a política e pede que ele recuse por escrito, com cópia para você. Ele recusa, seco. No almoço, comenta com outro diretor que "o compliance acha que todo mundo é ladrão". A renovação da farinha sai sem nenhuma dúvida pendurada.
Liberar a viagem se ele sair da negociação da farinha. Você aceita a viagem com uma condição: ele sai da renovação da farinha, que passa para o gerente de compras. Ele aceita, contrariado. O gerente negocia sozinho pela primeira vez um contrato desse tamanho, com o fornecedor sabendo que o diretor foi a Cancún.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 10h: Você entrou antes das 10h. O Otávio ainda não tinha respondido ao moinho. Qualquer que fosse a decisão, ela chegou antes de virar confirmação de reserva.
Entre 10h e 14h: Você entrou depois das 10h. O Otávio já tinha mandado ao moinho o nome da esposa para a passagem. O que você decidiu, decidiu sobre uma viagem que a família dele já estava planejando.
Depois das 14h: A sala da diretoria ficou para depois das 14h. O Otávio confirmou a viagem por e-mail ao moinho, com o RH em cópia, porque precisava de dois dias de folga. O que quer que tenha sido decidido depois, já existia uma confirmação por escrito de um diretor aceitando a viagem.

Linha de produção: "Dá para resolver aqui mesmo"

A fiscal da vigilância sanitária encontrou, na linha de produção, um lote de embalagens sem a data de fabricação impressa. O auto de infração pode passar de R$ 50 mil e parar a linha por um dia. O gerente da planta chama você.

Na frente dele, ela diz, olhando para a prancheta: "Isso dá para resolver aqui mesmo, sem papel."

Recusar e levar a insinuação à corregedoria do órgão. Você diz que a empresa prefere o auto de infração. Ela lavra o auto, R$ 52 mil, e vai embora. À tarde, você registra o que ela disse, com o gerente como testemunha, e manda à corregedoria. Duas semanas depois, outra fiscal aparece, sem aviso, e passa o dia inteiro na fábrica.
Recusar, aceitar o auto e não levar adiante. Você diz que a empresa prefere o auto de infração. Ela lavra o auto, R$ 52 mil, e vai embora. Ninguém registra o que ela disse. O gerente da planta pergunta, no corredor, se a próxima fábrica que ela visitar vai recusar também.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 9h30: Você foi à linha antes das 9h30. O gerente ainda não tinha dito nada à fiscal. A conversa começou com você na frente, não com uma resposta já dada por outra pessoa.
Entre 9h30 e 11h: Você foi à linha depois das 9h30. O gerente tinha passado meia hora sozinho com a fiscal, e ela já tinha repetido a frase. Você chegou sem saber o que ele tinha respondido.
Depois das 11h: A linha ficou para depois das 11h. A fiscal foi embora antes de o compliance aparecer. O gerente disse que "não aconteceu nada". O que quer que tenha sido feito depois, foi feito sobre uma conversa que só os dois ouviram.

Sala de treinamento: Tudo o que a empresa sabe sobre ele

Um ex-funcionário, demitido em agosto depois de uma apuração de furto de mercadoria, pediu com base na lei de proteção de dados uma cópia de tudo o que a empresa tem sobre ele. O prazo é de 15 dias, e acaba sexta.

A analista do RH achou você na sala de treinamento. No que a empresa tem sobre ele estão as anotações da apuração, com os nomes de quem o denunciou.

Entregar tudo, inclusive a apuração, cobrindo os nomes. Você manda tudo: cadastro, ponto, folha e as anotações da apuração, com os nomes de quem denunciou cobertos. Três semanas depois, o advogado dele usa as anotações numa ação trabalhista. Os denunciantes continuam anônimos.
Entregar os dados de cadastro e segurar a apuração. Você manda cadastro, ponto e folha, com uma carta explicando que as anotações da apuração ficam reservadas para proteger terceiros. Ele reclama à autoridade de proteção de dados. Em dois meses, a empresa vai ter que explicar a decisão por escrito.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 12h: Você foi à sala de treinamento antes do meio-dia. A analista do RH ainda não tinha montado o arquivo. Qualquer que fosse a decisão, foi ela que separou os papéis, com calma.
Entre 12h e 16h: Você foi à sala de treinamento depois do meio-dia. A analista do RH já tinha juntado tudo numa pasta e estava com o e-mail pronto. A decisão foi tomada com o arquivo inteiro a um clique de sair.
Depois das 16h: A sala de treinamento ficou para depois das 16h. A analista do RH mandou o que achou que devia mandar, para não perder o prazo. O que quer que tenha sido decidido depois, foi decidido sobre um e-mail que já tinha saído.

Refeitório: Café, e o compliance visto de fora

Dois gerentes de área estão na mesa do canto do refeitório.

“…compliance é a área do não. Antes deles, a gente resolvia as coisas.”

Antes do compliance, a fábrica pagou uma multa de R$ 3 milhões por uma propina que um gerente achou que "resolvia as coisas". Os dois não estavam aqui. Quinze minutos depois, você volta para a sala sabendo como o seu trabalho é visto pela metade da fábrica.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

…o despachante passou aqui de novo ontem. Toda semana ele vem pegar um cheque.
…o Otávio tá mostrando a foto do hotel de Cancún pra todo mundo.
…a vigilância sanitária tá na linha desde as oito. O gerente tá suando.
…a menina do RH tá atrás do compliance por causa de um pedido com prazo na sexta.

O que vem depois das escolhas

Se você escolheu “Pedir que ele recuse o convite” e “Recusar e levar a insinuação à corregedoria do órgão”: Você fez o diretor recusar Cancún e levou a fiscal à corregedoria. Na mesma quarta, o compliance disse não a alguém de dentro e a alguém de fora. A frase do refeitório foi repetida, à tarde, por um diretor.
Se você escolheu “Recusar, aceitar o auto e não levar adiante” e “Entregar os dados de cadastro e segurar a apuração”: Você não registrou a insinuação da fiscal e segurou as anotações da apuração. Duas coisas que aconteceram ficaram guardadas só com quem estava na sala. As duas por bons motivos. Nenhuma delas está num papel que alguém de fora possa ler.
Se você escolheu “Entregar tudo, inclusive a apuração, cobrindo os nomes” e “Liberar a viagem se ele sair da negociação da farinha”: Você entregou a apuração inteira ao ex-funcionário e deixou o diretor ir a Cancún fora da negociação. Na mesma quarta, a empresa mostrou tudo a quem pediu e confiou num diretor que pediu confiança. As duas decisões vão ser lidas por advogados.
Se você escolheu “Entregar tudo, inclusive a apuração, cobrindo os nomes” e “Recusar e levar a insinuação à corregedoria do órgão”: Você entregou a apuração ao ex-funcionário e mandou a fala da fiscal à corregedoria. Na mesma quarta, pôs no papel duas coisas que outras pessoas preferiam que ficassem na sala. Os dois papéis vão ser lidos por gente de fora da empresa.

Como o dia termina

Você foi para os pagamentos primeiro.

Havia uma fiscal na linha, um diretor com um convite de viagem e um prazo de lei vencendo na sexta, e você abriu o relatório de pagamentos. Passou 1h10 agrupando fornecedor por semana.

Isso não é bom nem ruim. É informação: você foi atrás do que ninguém tinha denunciado. Anticorrupção é isso: o problema quase nunca aparece num pagamento grande, aparece em três pequenos.

Você foi para o diretor primeiro.

Você começou pela diretoria, onde um diretor mostrava, com naturalidade, um convite que a política não permite. Passou 40 min entre a regra de R$ 300 e um contrato de R$ 14 milhões.

Integridade e conduta é isso: o conflito de interesse raramente parece errado para quem está dentro dele.

Você foi para a fiscal primeiro.

Você começou pela linha de produção, onde uma frase dita olhando para a prancheta podia custar R$ 52 mil ou um crime. Passou 45 min entre recusar e decidir o que fazer com o que ouviu.

Anticorrupção é isso também: dizer não é a parte clara. O que fazer depois do não é a parte que tem consequência.

Você foi para o pedido de dados primeiro.

Você começou pela sala de treinamento, onde um ex-funcionário pedia tudo o que a empresa sabia sobre ele, inclusive o que pessoas contaram sob sigilo. Passou 50 min entre o direito dele e a proteção delas.

Proteção de dados é isso: a lei dá direitos a todo mundo ao mesmo tempo, e eles nem sempre cabem no mesmo arquivo.

As três portas do Compliance

Compliance não é uma profissão só, são várias, e elas se separam pelo tipo de risco, não pelo tamanho da empresa.

Anticorrupção. Achar o pagamento que não devia existir, e dizer não ao que se oferece na hora.
Integridade e conduta. Fazer a regra valer também para quem manda.
Proteção de dados. Cuidar do que a empresa sabe sobre as pessoas, inclusive quando elas pedem para ver.