Um dia na pele de

O último dia de campo da auditoria

Você é a auditora sênior de uma firma de auditoria média, há uma semana na distribuidora de materiais de construção para fechar o balanço do ano. Hoje é o último dia de campo: o que não for visto hoje vai para o relatório como não visto. Nesta sexta-feira, quatro coisas pedem você ao mesmo tempo, e você decide a ordem.

Quase nada se resolve na mesa que te emprestaram: está no depósito, no pátio, na sala do dono. Andar até lá leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Dizer o que os números escondem para quem paga a sua conta.

Profissões com um dia assim: Auditor Externo · Auditor Interno · Auditor de Riscos · Especialista em Forensics

Ler o dia inteiro (contém os desfechos)

O último dia de campo da auditoria: o dia por escrito

Quase nada se resolve na mesa que te emprestaram: está no depósito, no pátio, na sala do dono. Andar até lá leva tempo, e esse tempo entra no relógio do seu dia.

Mesa da auditoria: A conta de quem está na folha

Antes de sair, você cruza os pagamentos de dezembro com o cadastro dos funcionários que aprovam compras e pagamentos. São três contas para olhar: Marcos, de compras, banco 341, agência 0912, conta 44.871-2. Paula, do financeiro, banco 237, agência 1530, conta 08.112-9. Seu Anselmo, do depósito, banco 104, agência 0447, conta 2.019-5.

Fornecedor de verdade não recebe na conta de quem aprova o pagamento. Um dígito diferente é outra conta.

Ache os pagamentos que caíram numa das três contas, dígito por dígito. São esses dois. A MR Materiais recebeu na conta do Marcos, de compras; a Limpeza Brilho, na da Paula, do financeiro. A Transportes Gaúcho, o Posto Avenida e as Empilhadeiras JR têm contas parecidas, mas um dígito muda tudo. Não é prova de fraude ainda. É o que precisa ser perguntado. Cada tentativa errada custa 5 minutos.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você achou antes das 11h. Deu tempo de pedir as notas e os contratos dos dois fornecedores ainda hoje, antes de qualquer pessoa da distribuidora saber o que você estava olhando.
Entre 11h e 15h: Você achou depois das 11h. Você pediu os documentos à tarde, pelo financeiro. A Paula, que é do financeiro, foi quem recebeu o pedido.
Depois das 15h: Os pagamentos ficaram para depois das 15h. O campo acabou com os pagamentos de dezembro vistos só por amostra. O que quer que tenha sido achado depois, foi achado do escritório da firma, por e-mail, sem documento na mão.

Depósito: Trezentos e oitenta sacos

Na contagem do depósito, o cimento tem 1.220 sacos. O sistema diz 1.600: são 380 sacos, uns R$ 11 mil. Seu Anselmo diz que é quebra: saco rasgado que vai para a caçamba e ninguém dá baixa.

A sua amostra era de vinte itens, e este é o primeiro com diferença grande. Contar o depósito inteiro leva dois dias.

Ampliar a contagem para o depósito inteiro. A equipe conta os 1.400 itens em dois dias. Aparecem mais R$ 23 mil de diferença espalhados, quase tudo quebra sem baixa. O trabalho estoura as horas combinadas, e o sócio da firma pergunta quem vai pagar os dois dias.
Aceitar a explicação e registrar na carta de recomendações. O cimento é ajustado no balanço, e a carta ao dono recomenda dar baixa da quebra toda semana. A auditoria fecha no prazo. O resto do depósito fica com a amostra de vinte itens que você já tinha.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 10h: Você foi ao depósito antes das 10h. A contagem ainda estava fresca, e o Seu Anselmo tinha os sacos rasgados da semana num canto para mostrar.
Entre 10h e 13h: Você foi ao depósito depois das 10h. Os sacos rasgados já tinham ido para a caçamba. Sobrou a palavra do Seu Anselmo, e ela era a mesma de antes.
Depois das 13h: O depósito ficou para depois das 13h. O depósito voltou a carregar caminhão com a diferença ainda aberta. O que quer que tenha sido decidido depois, a contagem de hoje já não batia com o estoque da tarde.

Sala do dono: Auditar o próprio trabalho

O dono gostou da sua semana na distribuidora. Quer contratar a sua firma também para montar o sistema novo de estoque: R$ 80 mil. O sócio da firma vai adorar.

Só que, no ano que vem, você vai auditar o estoque que estiver nesse sistema. Seria olhar, como auditora, um trabalho feito pela sua própria firma.

Recomendar ao sócio recusar a consultoria. Você escreve ao sócio explicando o conflito. Ele recusa, educado. O dono contrata outra empresa para o sistema e comenta, ao se despedir, que achava que vocês fossem parceiros.
Aceitar, com outra equipe da firma no sistema. A firma fecha o contrato, com uma equipe de consultoria separada da sua. No ano que vem, você vai auditar o estoque num sistema que a sua firma montou, e vai ter de escrever na pasta por que isso não afeta a sua opinião.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 11h: Você foi à sala do dono antes das 11h. O dono ainda não tinha ligado para o sócio da firma. Você foi a primeira a ouvir a proposta, e a responder.
Entre 11h e 15h: Você foi à sala do dono depois das 11h. O dono já tinha ligado para o sócio, que ligou para você animado. A conversa começou com a firma já dizendo sim.
Depois das 15h: A sala do dono ficou para depois das 15h. O dono e o sócio marcaram um almoço para a semana que vem. O que quer que você tenha recomendado depois, foi lido como opinião de quem não estava na conversa.

Pátio de carga: O caminhão que sai pela palavra do motorista

No pátio, um caminhão de entrega sai sem ninguém conferir a carga contra a nota: quando forma fila, o porteiro libera. Ontem, você seguiu três caminhões no papel, e um levou dez sacos a mais do que a nota dizia.

A sua carta de recomendações vai dizer ao dono o que fazer. Conferir toda saída atrasa cada caminhão em uns quinze minutos.

Recomendar conferência de toda saída. A recomendação vai na carta com prioridade alta, e o dono implanta na semana seguinte. Cada caminhão leva quinze minutos a mais para sair, e o motorista mais antigo pede as contas dizendo que virou suspeito.
Recomendar conferência por sorteio, um em cinco. A recomendação vai como prioridade média, e o dono implanta o sorteio. O pátio continua fluindo, e quatro em cada cinco caminhões seguem saindo só com a palavra do motorista.

O que acontece conforme a hora em que você chega

Antes das 10h30: Você foi ao pátio antes das 10h30. Os caminhões da manhã ainda estavam carregando. Deu para ver uma saída sem fila e uma com fila, e a diferença entre as duas.
Entre 10h30 e 14h: Você foi ao pátio depois das 10h30. Os caminhões da manhã já tinham saído. Você viu a portaria vazia e ouviu falar da fila.
Depois das 14h: O pátio ficou para depois das 14h. O pátio esvaziou antes de você chegar. O que quer que tenha sido recomendado depois, foi escrito sem ter visto um caminhão sair.

Copa: Café, e a auditoria vista da copa

Um vendedor está na pia, falando baixo com o colega.

“…auditor é aquele que vem uma vez por ano perguntar o que a gente faz o ano inteiro.”

Ele não está errado: você vê uma semana e assina sobre doze meses. Quinze minutos depois, você volta para a mesa pensando no que a sua amostra não pega.

O que se ouve de passagem

Atravessar a empresa não é só deslocamento. No corredor as pessoas continuam falando, e o que elas dizem depende da hora e do que você ainda não resolveu. Nada disso custa tempo nem muda o dia.

…o Marcos tá perguntando o que a auditora tanto olha nos pagamentos.
…o Seu Anselmo disse que o cimento não bateu na contagem. Tá separando os sacos rasgados.
…o dono quer que a firma da auditoria faça o sistema novo. Diz que gostou da moça.
…de manhã tinha fila de caminhão no pátio. O porteiro liberou todo mundo.

O que vem depois das escolhas

Se você escolheu “Ampliar a contagem para o depósito inteiro” e “Recomendar conferência de toda saída”: Depósito contado inteiro e conferência de toda saída: a auditoria deste ano custou mais horas que o previsto, e a distribuidora vai gastar mais tempo no pátio. As duas contas chegaram ao dono no mesmo mês.
Se você escolheu “Aceitar, com outra equipe da firma no sistema” e “Aceitar a explicação e registrar na carta de recomendações”: Você aceitou a explicação da quebra, e a sua firma vai montar o sistema de estoque. No ano que vem, a diferença do cimento vai aparecer, ou não, num sistema feito pela sua própria firma.
Se você escolheu “Recomendar ao sócio recusar a consultoria”: No ano seguinte, o dono renovou a auditoria com a sua firma, por um valor menor. O sistema novo, de outra empresa, também não dava baixa de quebra.
Se você escolheu “Recomendar conferência por sorteio, um em cinco” e “Aceitar a explicação e registrar na carta de recomendações”: Quebra aceita pela palavra do encarregado e caminhões saindo pela palavra do motorista: a carta deste ano confia em duas pessoas. Você anotou isso na pasta, para o ano que vem.

Como o dia termina

Você foi para os pagamentos primeiro.

Havia um depósito com 380 sacos a menos, um dono com uma proposta e um pátio sem conferência, e você abriu os pagamentos de dezembro. Passou 1h10 comparando contas bancárias, dígito por dígito.

Isso não é bom nem ruim. É informação: você foi atrás do que ninguém ia mostrar de propósito. Auditoria forense é isso: o detalhe que só aparece para quem compara.

Você foi para o depósito primeiro.

Você começou pela contagem, onde o sistema e o chão discordavam em 380 sacos. Passou 55 min entre ampliar a amostra e aceitar a explicação.

Auditoria externa é isso: decidir quanto olhar, sabendo que nunca dá para olhar tudo, e assinar embaixo do que se viu.

Você foi para o dono primeiro.

Você começou pela proposta que punha dinheiro na sua firma e uma pergunta na sua assinatura. Passou 40 min entre o contrato e a distância que a auditoria precisa ter.

Auditoria externa é isso também: quem paga a conta é quem é auditado, e a opinião só vale se ninguém puder comprar.

Você foi para o pátio primeiro.

Você começou pela portaria, onde o controle existe no papel e some na fila. Passou 45 min entre conferir tudo e conferir um pouco.

Auditoria interna e de riscos é isso: desenhar o controle que a operação aguenta, sem fingir que o risco sumiu.

As três portas da Auditoria

Auditoria não é uma profissão só, são várias, e elas se separam pelo tipo de problema, não pelo tamanho da empresa.

Auditoria externa. Olhar uma amostra, formar uma opinião e assinar, com distância de quem paga a conta.
Auditoria interna e riscos. Desenhar e testar os controles que a operação aguenta, por dentro da empresa.
Auditoria forense. Procurar o que alguém escondeu de propósito, e provar com documento.